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首頁 . 全部文章 . 網站技術 . 線上工具 . Google 教育信箱無限儲存空間即將取消,最快速的檔案搬家官方教學

Google 教育信箱無限儲存空間即將取消,最快速的檔案搬家官方教學

2021/02/18 - Updated on 2021/05/26
in 網站技術, 線上工具
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許多大學生及剛畢業的社會新鮮人,會用母校的大學信箱,向學校申請「Google 雲端無限空間」,並直接把這個帳號當作備份硬碟,把自己電腦裡的所有資料都無腦丟進去,或是專門拿來儲存大容量檔案、A片謎片或是非法電影和盜版音樂。

透過本篇教學,幫你一個步驟自動轉移檔案,在不知何時被刪除資料之前,輕鬆完成檔案搬家,把學校信箱內的所有檔案備份到別的地方。透過本篇教學,你將會把檔案移至你自己的 Google 帳號,接下來每個月需花費 NTD$ 330 / 2 TB,或 NTD$ 90 / 200 GB 去養這些資料 (詳細收費方式,請見 Google 官方方案說明頁)

文章結構

  • Google Drive 教育帳號介紹
  • Google Drive 教育帳號的本意
  • Google 儲存空間政策異動
  • Google Drive 教育帳號搬家,不推薦的資料轉移方式
    • 全部手動下載後上傳,或透過 Google Sync 下載後重新上傳
      • 用 Google Drive 網頁版直接下載,為何我不推薦這樣做?
      • 用 Google Drive 電腦版直接下載,為何我不推薦這樣做?
    • 透過 Google takeout 下載後重新上傳
      • 透過 Google takeout 備份的優點
      • 透過 Google takeout 備份的缺點
    • 透過「共享檔案」的方式轉移檔案所有權
    • 透過第三方程式 Multicloud 進行轉移
    • 透過第三方程式 Copy, URL to Google Drive 進行轉移
    • 透過 NAS 進行資料搬家
  • Google Drive 教育帳號搬家,推薦的超快速資料轉移方式
  • 我最推薦的備份轉移方式(幾乎萬無一失)

Google Drive 教育帳號介紹

Google 校園帳號的容量超大,官方直接寫明無限空間(也有人說只有 10 TB),相較於一般註冊帳號的 15 GB 容量多非常多,依照現在的 Google 官方定價,10 TB 每月要收費 1,650 元,2 TB 每月也要 330 元,使用教育信箱無疑可以為校友們節省相當多的成本。

學校單位的管理者,擁有該校所有 Google Drive 帳號的管理權及檔案檢查權,但學校管理員看不到每位校友硬碟內的使用者資料,也沒有權限看到每位校友的密碼,能做的只有新增及刪除;一般來說學校單位不會主動刪除使用者的檔案(畢竟多一事不如少一事),唯有接到其他使用者檢舉或是公文來函,才會主動刪除校友的檔案或帳號。不像百度雲盤會自動掃檔、無故刪除檔案,即便檔案經過壓縮,百度的機器人也會再不經過使用者同意的情況下,把特定檔案無故刪除。

Google Drive 教育帳號的本意

Google 原先開放學生及教育機構,申辦 G Suite 教育版帳號 Google for Education(Google 校園帳號)作為 Google Drive 使用,其目的是為了讓大學生、教授們保存學術資料。假如部份使用者有過度使用的現象,Google 也授權給各個學校的電腦管理員,可以自主針對這些帳號,進行警告、降低容量上限,或是關閉帳號等作為,使整個谷歌教育帳號機制運作無虞。

然而,絕大多數的學校並未這麼做,導致校友帳號及雲端儲存的比原初設定多非常多。

Google 儲存空間政策異動

Google 昨日宣佈,從 2022 年 7 月起取消無限空間,改規定各大專院校全校共用 100 TB(全校的雲端集區儲存空間上限只剩下 100 TB),從 2022 年 7 月開始實施。如果校方想要擴充,必須再付費加購,每份授權增加 20 GB。

此舉將大幅排擠校友及在校生的權益,必須儘早搬家,避免自己帳號內的資料遺失;如果是在「2022 年1月1日後申請學校帳號」的使用者,將會直接受此限制,必須特別注意!

Google Drive 教育帳號搬家,不推薦的資料轉移方式

全部手動下載後上傳,或透過 Google Sync 下載後重新上傳

用 Google Drive 網頁版直接下載,為何我不推薦這樣做?

Google Drive 教育信箱轉移非常麻煩!假如直接透過 Google Drive 網頁版下載後上傳,會花非常多時間以及電腦的本機容量,而且網頁版的 Google Drive 常常會下載了一段時間後,電腦進入待機模式、鎖定狀態,或是網路斷掉、電腦當掉等狀況,導致所有資料必須重新下載,超級麻煩 。

用 Google Drive 電腦版直接下載,為何我不推薦這樣做?

Google 官方開發的同步軟體「備份與同步處理(Google Backup and Sync Tool )」實在有夠爛,在同步、關機重開、在本機端/雲端更動檔案的過程中,可能會有掉檔案或是檔案重複的風險,以及上傳/下載速度慢的問題,當遇上小檔案數量多的情況,Google Drive 的單檔下載速度並不快,相比直接下載一個大檔案而言,必須花更多時間等待。

透過 Google takeout 下載後重新上傳

在不同雲端硬碟間轉移資料時,或是定期備份 Google Drive 上的資料時,很多人會透過 Google takeout 這項谷歌官方服務,來進行備份

透過 Google takeout 備份的優點

檔案將全數透過壓縮檔形式輸出,不用擔心後續上傳下載時,小檔的上傳速度過慢的問題,在官方服務的保證下,也較能避免掉檔風險(檔案無故消失、備份不齊全)或是一堆小檔案上傳時的硬碟比對、單檔上傳速度慢的問題。Google takeout 的檔案匯出速度,比準畢業生自行轉移資料的方式快很多。

用這個方式,只需要把幾個壓縮檔下載自己的電腦裡,再上傳至另一個雲端硬碟即可;或是新增至別的雲端硬碟即可完成備份。非常無腦簡單且好用。

雖然我下面會列舉幾項 Google takeout 缺點,但為了確保資料不會遺失,仍建議大家同步使用 Google takeout 以及準畢業生自行轉移資料,這兩個方案。

透過 Google takeout 備份的缺點

對於資料量龐大的學術信箱硬碟,這個方式有其缺點,原因出在兩個限制:不同帳號間的移轉、儲存的檔案量過於龐大

在任何一個 Google 帳號進行檔案輸出設定時,會遇到下方截圖的情境,選項一「以電子郵件傳送下載連結」,意即可以把資料下載連結,寄至現在這個信箱(你的學校信箱),而單一檔案的上限設定僅能選擇 1GB 2GB 4GB 10GB 50GB ,因此若想進行檔案搬家、自己雲端硬碟中的所有檔案大小為 1TB ,那麼總共會生出大約 50 個下載連結,必須手動下載 50 次,再手動上傳至新的雲端硬碟 50 次,這樣單檔下載的搬家方式非常麻煩。

若選擇選項二「新增至雲端硬碟」,系統會將檔案輸出至現在這個學校信箱的 Google Drive 中,但我們現在是要搬家欸,所以當 Google 儲存好這堆壓縮檔資料後,使用者仍必須透過網頁版下載,或是 Google Sync 下載,又會遇到我上述說的下載麻煩的問題;這麼做的優點是,這堆資料已經經過壓縮了,因此不用擔心自己珍貴的資料,會有檔案掉檔的問題,假如不幸網路不穩斷線了,也能清楚知道是編號幾的壓縮檔必須重新下載。

選擇選項三到選項五「新增至其他的雲端硬碟」,不失為一個好方式!只要先購買其他雲端空間的儲存容量,確保目標帳號的容量大於現在學術信箱的 Google Drive 總容量後,即可進行資料轉移。

當中的 OneDrive 有提供 5TB 的免費學術空間,假如 Google 空間的資料量低於 5TB 的中小型用戶,建議用這個方式進行資料拷貝轉移。假如三個帳號都沒有辦過的使用者,也建議先買一個月的雲端空間,先將檔案備份一份過去,確保自己對自己的的資料擁有完整的掌控權,一個月後再慢慢搬到自己想要的目標帳號。

可能很多人沒有聽過 Box 雲端空間,他們也是全球知名的雲端儲存服務提供商,但網站目前沒有提供中文版。優點是月付 NTD$ 450 (USD$ 15)即享有無限空間(Business Plan 中的 Business 方案),缺點是單一檔案上限為 5GB ,不一定符合每個人的需求;假如想要提升單檔上限至 15GB 則必須月付 NTD$ 750(USD$ 25)使用(Business Plan 中的 Business Plus 方案)

Dropbox 大家都很熟,2TB 的雲端空間加值費用(Dropbox 方案表),跟 Google 差不多,都是月付 NTD$ 330-350左右 (USD$11.99),比 Google 略貴十幾塊;但是 Dropbox 在雲端空間方案中,有多提供了 3TB 的方案,Google 則是只提供 10TB 的升級選項,逼你跳下一個階段,因此假如你在搬家的過程中,遇到總檔案大小剛好是 2TB 多、而且有吃緊的預算考量的情況下,那麼 Dropbox 空間可能會是較適合你的方案。

Dropbox 查看容量帳戶空間的方式較麻煩,必須透過以下圖解的方式,依序點擊個人大頭貼-方案-Dropbox 個人帳戶空間,才能看到自己的帳號還剩多少容量?

再次強調 Google takeout 打包帶走的服務,雖然麻煩但仍比直接用 Google Drive 下載全部的瑣碎單檔,來得聰明很多!

透過「共享檔案」的方式轉移檔案所有權

有的人可能會透過共享檔案的方式,將教育帳號上的所有檔案,共享給自己的主要帳號,再試圖透過「檔案所有權轉移」,來進行搬家。但這會遇到另一個問題,教育信箱的所有權受自己母校的 Workspace 工作區管理,因此無法將檔案分享給自己學校外的帳號,所以這招行不通。

透過第三方程式 Multicloud 進行轉移

Multicloud 是一個第三方的資料轉移平台,可以讓使用者輕鬆地將檔案在不同雲端帳號中進行搬家,他們的概念及網路文章 SEO 做得非常好,許多新手可能會覺得這是一個不錯的方案。然而經過 PTT 許多前輩測試的結果,Multicloud 在大量同步的過程中,有掉檔案(檔案莫名遺失)的風險;且基礎的付費版有每月的上傳下載上限,該月流量限制無法應對多數人的學術信箱搬家需求。

透過第三方程式 Copy, URL to Google Drive 進行轉移

Copy, URL to Google Drive 是第三方外掛程式,在 Chrome 擴充程式商店(線上應用程式商店)下載後,再將教育帳號的所有資料、所有檔案和資料夾,丟進某一個資料夾後,再將資料夾一次共享給主要帳號,完成後回到主要帳號,從「與我共享」的位置,選擇剛剛從教育信箱那邊共享來的大資料夾,按下右鍵、選擇 Copy, URL to Google Drive 後,並設定 Target folder (目標資料夾)後,即可逐步將資料轉移。

這個方式對於中小型檔案的搬移有幫助,但是對於大檔案、大流量的使用情境,礙於 Google Drive 設有 API 限制,因此無法短時間內同時搬移大量資料;而且我實際測試時,似乎仍存在蠻嚴重的掉檔風險,好比教育帳號內的有些檔案,受限於權限設定,無法輕易轉移的問題

透過 NAS 進行資料搬家

群暉科技 Synology 和威聯通科技 QNAP 是兩家很棒的台灣企業,他們提供的軟硬體資料備份服務非常安全、非常懶人,非常棒!但很貴。

Google Drive 教育帳號搬家,推薦的超快速資料轉移方式

Google 官方其實有提供最快速的資料轉移方式:允許準畢業生自行轉移資料。學術信箱可以透過準畢業生自行轉移資料,將雲端硬碟上的所有資料夾及檔案、信箱內的所有信件,自動同步到另一個帳號,整個操作過程無需開著網頁,也不必手動上傳下載,只需要經過一次設定後,就能自行進行搬家作業。但在設定資料轉移之前,必須注意目標帳號的容量上限,是否充足,必須確保自己的雲端空間擴充服務購買完畢後,再進行資料拷貝轉移。

匯出檔案的邏輯,不像一般 Google 帳號的備份模式:匯出檔案成一包壓縮檔(匯出檔或是 takeout),使用者可以自行下載或是直接自動上傳至雲端內;準畢業生自行轉移資料的備份模式是:所有資料夾及檔案一步步、一個個轉移,所以在過程中以及完成後,使用者會在主要帳號的目標資料夾中,看到自己學術帳號的所有檔案,排列順序、分類邏輯也都原本的相同!過程中也不用擔心掉檔、加密解碼等諸多麻煩。備註:缺點是對於數百 GB 以上的檔案,仍有掉檔的風險

完成後,就能在主要帳號的雲端空間內,看到自己教育帳號的檔案,正在逐步搬移中。

轉移作業通常會在幾小時內完成,但有時可能需要長達一週的時間,完成後你會收到電子郵件通知。官方表示:轉移過程中也不會刪除任何檔案;系統會在新帳戶中建立文件副本,原始文件則維持不變。在複製作業過程中,複本檔案可能會分批出現在目標 Google 帳戶中,而不是一個資料夾一個資料夾井井有條地依序上傳。

但必須注意的是,系統不會轉移受限制的內容,有兩種情況符合以上情境,一是你的學校信箱僅擁有該檔案的加註者或檢視者全縣,而不是編輯者或擁有者;或是檔案擁有者已經禁止加註者與檢視者下載、列印及複製。所以只要學校管理員停用與網域外的使用者共用檔案設定,將可能導致校友無法正常轉移資料。

我最推薦的備份轉移方式(幾乎萬無一失)

我最推薦的方式是,先到自己最常用的 Google 帳號(非學術信箱)中,購買足夠的雲端空間容量,再設定準畢業生自行轉移資料,等待超長時間,慢慢等資料自動轉移過去。並同時設定 Google takeout ,將資料再備份一份。如此一來,就能在此次的 Google Drive 改版中,避開所有掉檔風險,拿回自己的所有資料!

等到未來有錢,或是自己的資料非常值錢時,再架設 NAS 進行多個異地備份,就幾乎 100% 不用擔心資料遺漏了。

Tags: Google DriveNASQNAPSynology威聯通科技教育帳號群暉科技
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